Povinné zdokumentované informácie
v STN EN ISO 9001:2016

16.12.2017   •   Jozef Gašparík, Marián Gašparík

Súčasťou úspešnej aplikácie Systému manažérstva kvality (SMK) v organizácii je vypracovanie kvalitnej dokumentácie tohto manažérskeho systému. Dokumentácia SMK musí spĺňať všetky požiadavky normy STN EN ISO 9001:2016 a mala by byť tiež prehľadná a zrozumiteľná pre všetky zainteresované strany v organizácii ako aj mimo nej, ktoré s ňou prídu do kontaktu.

Za účelom tvorby dokumentácie SMK používa aktuálna norma STN EN ISO 9001:2016 pojem zdokumentovaná informácia (ZI). V kapitolách 4 až 10 normy ISO 9001 sú určené povinnosti, ktoré zdokumentované informácie má organizácia vypracovať a riadiť, neprikazuje však žiadnu konkrétnu štruktúru pre dokumentáciu SMK. Organizácia má v tomto smere určitú voľnosť a môže v rámci realizácie dokumentácie SMK pridať aj nad povinný rámec také dokumenty, ktoré prispejú k lepšej efektívnosti jej SMK.

V tomto článku sa zameriame na objasnenie pojmu „zdokumentovaná informácia“ ako aj uvedenie zoznamu všetkých povinných ZI v rámci aktuálnej normy STN ISO 9001:2016.

Zdokumentované informácie

Zdokumentovaná informácia je požadovaná informácia, ktorá má byť organizáciou riadená a udržiavaná, vrátane nosiča, na ktorom je obsiahnutá. V aktuálnej norme STN EN ISO 9001:2016 pojem zdokumentovaná informácia nahrádza pôvodne používané pojmy dokument a záznam.

Rozdiel medzi dokumentom a záznamom

Dokument obsahuje určitý postup, pravidlá, či proces prebiehajúci v organizácii, s definovanou dobou platnosti pre dokument. Typickou vlastnosťou dokumentu je revidovateľnosť. Príklady dokumentov: Politika kvality, Ciele kvality, Prehľad infraštruktúry v organizácii, Kompetentnosť pracovníkov organizácie, Plán vzdelávacích aktivít a pod.

Záznam opisuje dosiahnuté výsledky alebo slúži ako dôkaz vykonaných činností, udalostí. Nie je revidovateľný. Príklady záznamov: Zápis z porady vedenia, Vyhodnotenie efektívnosti prípravy pracovníkov, Hodnotenie dodávateľa, Správa z interného auditu, Záznamy o reklamáciách, Preskúmanie SMK manažmentom.

V aktuálnej norme STN EN ISO 9001:2016 môžeme nájsť povinnosti pre udržiavanie alebo uchovávanie zdokumentovaných informácii. Udržiavaná ZI je ekvivalent dokumentu, uchovávaná ZI predstavuje ekvivalent záznamu.

Povinné ZI v rámci STN EN ISO 9001:2016

STN EN ISO 9001:2016 obsahuje v kapitolách 4 až 10 viaceré požiadavky, ukladajúce organizácii povinnosť zdokumentovať určité informácie. Niektoré z týchto povinností musí organizácia splniť za každých okolností (napríklad vypracovať politiku kvality), iné sú viazané na špecifické situácie (napríklad zdokumentovať udalosť, ak dôjde k poškodeniu majetku zákazníka či externého poskytovateľa).

Nasledujúca tabuľka (tab. 1) vymenúva všetky povinnosti týkajúce sa zdokumentovaných informácií v zmysle aktuálnej normy ISO 9001, usporiadané podľa kapitol normy.

Ak sa v norme vyskytne odkaz na „informácie“ (bez spomenutia povinnosti týkajúcej sa zdokumentovania informácií) – napríklad v článku 4.1 „organizácia musí monitorovať a preskúmať informácie o týchto externých a interných záležitostiach“ – neexistuje nijaká požiadavka, že táto informácia sa má zdokumentovať. V takýchto situáciách organizácia môže rozhodnúť, či je, alebo nie je nevyhnutné alebo vhodné udržiavať zdokumentované informácie.

Podrobnejšie informácie o zdokumentovaných informáciách podľa STN EN ISO 9001:2016, ako aj ohľadom konkrétneho návrhu štruktúry dokumentácie SMK v organizácii môžete získať absolvovaním nášho online kurzu Systém manažérstva kvality v organizácii - zavedenie a zdokonaľovanie.

■ Prof. Ing. Jozef Gašparík, PhD., Ing. Marián Gašparík, PhD.